Sichere E-Mail

   https://securemail.kaufering.de

Der sichere, verschlüsselte Datenversand
zur Verwaltung Markt Kaufering

Über die Web-Anwendung Cryptshare® haben Sie die Möglichkeit, vertrauliche Informationen mit uns auszutauschen.

Was ist Securemail bzw. Cryptshare?

Cryptshare ist eine Web-Anwendung, die über den Browser aufgerufen wird. Sie brauchen dazu lediglich eine Internetverbindung.

Sie ermöglicht Ihnen das sichere Versenden vertraulicher Dateien und Nachrichten über die von uns bereitgestellte Website securemail.kaufering.de, die als Datenaustauschplattform dient. Der Absender legt damit seine Nachrichten und Dateien verschlüsselt auf unserem eigenen Server ab. Der Empfänger kann sie von dort abrufen.

Der gesamte Vorgang - also Hochladen, Zwischenspeicherung und Abholung - findet durch kryptografische Verfahren gesichert statt. Die Benachrichtigungen werden automatisch per E-Mail versandt.

Die Software Cryptshare der Firma befine Solutions AG mit Sitz in Freiburg ist selbstverständlich DSGVO-konform.

Wofür kann Securemail verwendet werden?

Mit Securemail können Sie uns Ihre vertraulichen Dateien und Nachrichten verschlüsselt und zeitlich befristet auf unserem eigenen Server ablegen. Der Abruf dieser Informationen erfolgt über ein vorher vereinbartes Kennwort.

Besonders sinnvoll ist die Verwendung von Securemail für die Übertragung von personenbezogenen Daten wie zum Beispiel Ausweisdokumente, Urkunden oder sonstige vertrauliche Daten zu Ihrer Person, denn die Übertragung per E-Mail ist mit dem geltenden Datenschutzrecht nicht vereinbar.

Die Speicherung und Weiterverarbeitung Ihrer erhobenen personenbezogenen Daten dienen ausschließlich der ordnungsgemäßen Bearbeitung der Datenbereitstellung bzw. des Datenabrufs. Jede anderweitige Nutzung ist ausgeschlossen. Nach Beendigung der Aktionen werden Ihre Daten gemäß der Nutzungsbedingungen gelöscht.

Bitte beachten Sie die Nutzungsbedingungen:

   Nutzungsbedingungen für Securemail

ABRUFEN von Daten (Download)

Wenn Sie von uns eine Nachricht bekommen haben, dass wir für Sie Daten hinterlegt haben.

1. Verschaffen Sie sich einen Überblick.
   Im Feld „Dateien in diesem Transfer“ sehen Sie, welche Dateien wir Ihnen bereitstellen.
    
2. Rufen Sie den Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiterin an,
   von welchem/r Sie die E-Mail erhalten haben und fragen Ihn/Sie nach dem Passwort. Die Telefonnummer entnehmen Sie bitte der E-Mail.
    
3. Rufen Sie die Daten ab
   Um nun die Daten abzurufen, klicken Sie bitte auf den Button „Dateien abrufen“.
    
4. Geben Sie das Passwort ein,
   um sich bei Securemail Server zu authentifizieren.
    
5. Laden Sie die Dateien herunter
   Nach Eingabe des Passwortes werden Ihnen die bereitgestellten Dateien angezeigt. Sie können alle Dateien in Form einer ZIP-Datei oder auch nur einzelne Dateien herunterladen. Durch Klicken auf den entsprechenden Dateinamen kann die Datei heruntergeladen werden.
    
6. Schließen Sie die Anwendung Securemail
   Über den Button „Beenden“ erfolgt die Abmeldung vom Securemail Server.

BEREITSTELLEN von Daten (Upload)

Wenn Sie uns eine verschlüsselte Nachricht oder Dateien schicken wollen.

1. Beim erstmaligen Gebrauch müssen Sie sich verifizieren
   Cryptshare überprüft Ihre E-Mail Adresse, indem es Ihnen einen Code zusendet.
   Bitte geben Sie unbedingt Ihre Telefonnummer an.
   Bei der Ersteinrichtung erfolgt die Überprüfung des Benutzers über dessen E-Mail-Adresse. Diese „Verifizierung“ bleibt je nach Nutzungshäufigkeit für einen definierten Zeitraum gültig. Danach verlangt das System eine erneute Verifizierung. Diese ist auch erforderlich, falls sich die E-Mail-Adresse ändern sollte.

   Achtung: wenn Sie Ihre Cookies beim Schließen des Browsers automatisiert löschen, müssen Sie sich bei der nächsten CryptShare-Nutzung erneut verifizieren.

2. Geben Sie die Empfängeradressen ein
   Bitte geben Sie die Empfänger-E-Mail-Adresse ein. Es muss ein Mitarbeiter der Verwaltung Markt Kaufering und der Kommunalwerke Kaufering sein. Die E-Mail-Adressen der Mitarbeiter finden Sie unter

3. Wählen Sie die Dateien, die Sie versenden möchten
   Sie können Dateien beliebiger Größe für den Versand auswählen, bis hin zu mehreren Gigabyte. Zusätzlich können Sie eine vertrauliche Nachricht verfassen, die verschlüsselt zugestellt wird.
   Sie können natürlich auch nur eine vertrauliche Nachricht ohne angehängte Dateien an uns schicken.

4. Gewünschte Transferoptionen wählen und auf „Senden” klicken
   Wenn Sie ein Passwort selbst wählen wollen, dann muss dies der Passwortrichtlinie entsprechen. Es muss mindestens 8 Zeichen lang sein, einen Kleinbuchstaben, einen Grußbuchstaben, eine Zahl und ein Sonderzeichen enthalten.
   Bitte nicht vergessen, das Passwort in der nächsten Zeile zu wiederholen.
   Bitte schreiben Sie sich das Passwort auf!
   Der Verwaltungsmitarbeiter ruft Sie an und frägt nach dem Passwort, um die Nachricht vom Securemail-Server abrufen zu können.

5. Statusbenachrichtigungen
   Ferner können Sie entscheiden, welche Statusbenachrichtigungen Sie im weiteren Verlauf erhalten möchten.

6. Nach Klick auf „Senden”
   werden Ihre Daten sicher auf unseren Securemail-Cryptshare-Server hochgeladen, auf Viren überprüft, verschlüsselt abgelegt und der Empfänger automatisch benachrichtigt. Sie erhalten auf Wunsch eine Benachrichtigung, wenn die Dateien von den Empfängern abgerufen werden.